ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

INFORME, MEMORIA Y DATOS SOBRE LA GESTIÓN FINANCIERA DE

COMISIÓN DIRECTIVA 2024 - 2026

Instituto Panamericano de Derecho Procesal

 1. Consideraciones generales sobre la memoria de lo actuado por el IPDP 

Durante el período de vigencia de la Comisión Directiva 2024 - 2026 la memoria que se brinda da cuenta y se ratifica con la gestión financiera del Instituto Panamericano de Derecho Procesal se ha desarrollado bajo un criterio de prudencia, austeridad y utilización de los escaso recursos institucionales, en especial porque cuanto inició su gestión en el año 2024 con un estado de finanzas era negativo. Luego, para atender principalmente los gastos necesarios para su funcionamiento ordinario y, excepcionales, por caso, ciertos y determinados gastos directamente vinculados con los masivos Encuentros académicos de Lima y, ahora, en Panamá. 

En especial, en este encuentro donde la previsión es que concurran aproximadamente un cantidad de miembros cercanos a doscientos de todos los países de Latinoamérica (sumados a los miembros y autoridades Panameñas (que elevara exponencialmente este número) y teniendo presente no solo la realización del XXXV Encuentro a la que se suma la conmemoración del 50 Aniversario del fundación de nuestro querido Instituto requiere del esfuerzo conjunto del organizador local y la tesorería del IPDP.

Es una obviedad expresar que desde su inicio el Instituto no desarrolla una actividad económica con fines de lucro y si, todo lo contrario. También, que no cuenta con una estructura administrativa permanente (paga) ni asume gastos significativos, porque los escasos recursos—ya mencionados— proceden esencialmente y casi exclusivamente del pago de las cuotas de sus miembros, establecidas actualmente en USD 100.00 para los miembros adherentes y USD 150.00 para los miembros titulares.

Sin embargo, en los últimos Encuentros, antes del ingreso de esta CD en mayo del 2024, la cantidad de asistentes en el pasado histórico fue sensiblemente menor y esa es la razón por la cual —en general—la tesorería debió manejarse con finanzas negativas, porque, además, la experiencia a lo largo de los años demuestra que existe una diferencia importante entre las cuotas nominalmente establecidas que deben pagar estatutariamente, de los miembros asistentes y no asistentes a los Encuentros con la efectiva recaudación que termina siendo muy inferior a la esperada.

En la práctica, el pago de las cuotas no se produce en modo alguno de forma regular, Existen una gran cantidad de miembros que no cumplen con el pago anual y —esencialmente— la recaudación se concentra en el seno de los Encuentros Panamericanos, y por parte  los aportantes  que participan presencialmente. 

En esa ocasión se aprovecha la oportunidad para requerir ponerse al día y efectuar el pago correspondiente, porque la realidad indica que hasta hoy no todos los asistentes cancelan sus cuotas y, por otra parte, la mayoría de los miembros que no participan de los encuentros tampoco realizan regularmente dichos pagos mediante la transferencia a la cuenta bancaria abierta a tales fines con sede en Chile. Esa es nuestra penosa realidad.

Por consiguiente, la recaudación efectiva del Instituto es considerablemente inferior a la que resultaría de aplicar las cuotas establecidas a la totalidad de su membresía. 

Ello conllevaría (de aplicar estrictamente el estatuto que establece en su artículo 13 del Estatuto que prevé…” las calidades de miembro titular y de miembro adherente se pierden… por… la Falta de pago por dos años consecutivos de la cuota anual de pertenencia establecida por las Asamblea y previa constitución en mora. 2) Inasistencia injustificada a tres encuentros anuales consecutivos) la cancelación de la calidad de miembros. Tema que deberá ser resuelto por la Próxima Comisión Directiva.

A ello se suma que conforme el estatuto de los capítulos se prescribe: Art. 2. Los Capítulos estarán integrados exclusivamente por miembros individuales activos titulares o adherentes del IPDP, que voluntariamente y en un número no menor de cinco (05) miembros por Capítulo por cada país,

A su vez, el art. 6 del reglamento de capítulos establece que la Comisión Directiva de cada Capitulo debe ser designada de esta forma: “Para tomar resolución y proceder a la elección de la Junta Directiva de cada Capítulo, se requerirá el voto de la mayoría absoluta de los miembros presentes, debiendo previamente cada Capítulo, realizar la respectiva convocatoria para la Asamblea a todos los socios de conformidad con lo dispuesto en los estatutos.

Como es obvio que la Comisión Directiva  de los Capítulos no puede designarse así misma esto requiere que cada capítulo cuente, si se tiene presente que la CD del capítulo deber estar integrada por Presidente, Vicepresidente, Secretario y Tesorero, con lo cual supone que deberían  asistir con un mínimo de nuevo miembros activos a los Encuentros (salvo que la inasistencia estaría justificada), pero de no serlo así, y esto salvo capítulos que exceden y mucho ese estándar en otros no se verifica esa exigencia estatutaria. (En esta análisis no se incluye España porque su condición es de capitulo correspondiente y no tiene esas exigencias por cuanto no puede nuclear doctrinarios Españoles ya que nuestro IPDP es Panamericano y no Iberoamericano y Venezuela que por sus conflictos políticos le resulta muy difícil lograr ese convocatoria.   

Pero volviendo a la generalidad ayudaría y mucho —además de cumplir con los estatutos—a poder rendir un balance positivo de nuestras finanzas (los estatutos de la CD Y LOS CAPÍTULOS están publicados en la página web del IPDP) que los presidentes de cada capítulo que no ha llegado a esas metas lo logren.

De modo tal que queda claro que la rendición de cuentas debe ser mutua porque no solo la CD tiene deberes también los tienen los presidentes de los Capítulos y sus Comisiones.

Esta circunstancia debe tomarse en consideración al momento de valorar la gestión institucional y  financiera  de la Comisión Directiva, pues el funcionamiento del Instituto durante este período — y en las Comisiones Directivas anteriores— se ha sostenido con una base de ingresos, lo decimos una vez más, relativamente reducido, por no decir muy reducidos, producto del  comportamiento extremadamente irregular en el pago de las cuota que ya se lleva mencionado y el pago también irregular de los sus miembros presenciales a los Encuentros, como también ya fuera señalado. 

No obstante, se ha logrado una notable superación con relación a periodos anteriores, pero no ha sido suficiente. Esas es una de la razones que en Panamá cambiamos la metodología y entregaremos a los miembros del Instituto credenciales solo en la medida que previamente para ingresar al Encuentro hubieran acreditado el pago de su cuota anual.

Y aún con ese requisito el saldo que quedará en Tesorería y que recibirá la próxima Comisión Directiva entrante no será negativo, pero, si insistimos, la cantidad depositada en la cuenta bancaria del IPDP que será de tono muy menor y quedará expresada una vez concluido el XXXV Encuentro donde se dejará asentada el balance final ya que la memoria debe darse por cumplida con el presente documento.

2. Política general de administración de los recursos

Ante esta realidad, la política financiera seguida durante los dos últimos años ha procurado preservar los recursos disponibles y destinarlos prioritariamente a aquellos gastos indispensables para garantizar la continuidad administrativa, académica y comunicacional del Instituto, en especial poder continuar con los Encuentros Anuales que cada vez resulta por los costos que genera muy dificultoso. Además, y dejando de lado los gastos extraordinarios de los encuentros están los gastos corrientes.

Los principales gastos ordinarios corresponden al mantenimiento de herramientas que actualmente resultan esenciales para una organización que debe comunicarse en todo el continente por su condición de panamericana y cuyos miembros se encuentran distribuidos en distintos países.

Entre ellos se encuentran fundamentalmente:

• el mantenimiento y funcionamiento de la página web institucional;

• la plataforma Zoom utilizada para reuniones de la Comisión Directiva y reuniones con Presidentes de Capítulos;

• trabajos puntuales de actualización, corrección y mantenimiento de contenidos de la página web;

• trabajos relacionados con redes sociales, comunicaciones y actualización de información institucional;

• otros servicios tecnológicos o administrativos ocasionales necesarios para mantener operativos los canales de comunicación del Instituto.

Estos gastos no representan una estructura administrativa permanente, y ningún miembro del IPDP o de la CD recibe retribución por su gestión, en todo caso hay costos menores externos de servicios específicos contratados o abonados conforme fueron surgiendo las necesidades institucionales.

La documentación financiera —de acceso a quién quiera consultarla luego de concluido el XXXV ENCUENTRO— refleja igualmente la existencia de diferentes medios de custodia y movimiento de fondos —entre ellos cuentas bancaria, PayPal, efectivo y transferencias efectuadas para atender obligaciones concretas— que responde, como ya se ha expresado, con el carácter internacional del Instituto y a la necesidad práctica de operar entre distintos países. 

Cabe destacar y poner énfasis que uno de los grandes inconvenientes que se han presentado a lo largo de varias décadas, es que el Instituto no poseía una cuenta bancaria propia en dólares hasta que esta comisión logró revertir esta situación, 

Las diferentes directivas anteriores han estado conformadas por miembros de diferentes países y la tesorería en particular, con un manejo no apropiado de fondos dinerarios en billetes, y siempre ha tenido que responsabilizarse de custodiar los fondos, adelantar pagos y sufragar gastos con sus propios medios de pago, pues muchas actividades del Instituto se mueven por diferentes países del continente, en los cuales, hay diferentes monedas, condiciones cambiarias, devaluación monetaria y sistemas de pago que exigen respaldo de tarjetas de crédito que Institucionalmente no poseemos, además de cantidades limitadas para viajar con dólares en efectivo. 

De buena fe y con absoluta responsabilidad y trasparencia, la Tesorería del Instituto, asumía, antes de contar con cuenta bancaria propia, la responsabilidad de respaldar los compromisos institucionales para poder cumplir con las compromisos de pago. Obviamente, eran gastos reintegrados y verificados previamente por la Comisión Directiva, pero conllevan una gestión de invaluable agradecimiento y reconocimiento institucional a quien —aún con servicios bancarias en numeras oportunidades han sufragado con dinero propio los mismos—ante la carencia de recursos institucionales.

3. Política de autofinanciamiento de los miembros

Uno de los elementos que ha permitido alcanzar una estructura financiera mínimamente estable es el principio conforme al cual los miembros del Instituto sufragan sus propios gastos de participación en los Encuentros Panamericanos.

Los pasajes aéreos, traslados, alojamiento y demás gastos personales derivados de la asistencia a los encuentros, como regla general, son asumidos directamente por cada miembro titular y adherente y para todos y cada uno de los integrantes de las sucesivas Comisiones Directivas ellos se pagan sus gastos, pasajes y estadías, sin excepción.

En consecuencia, la participación de los miembros en las actividades internacionales del Instituto y de todos los integrantes de la CD. Se produce ordinariamente sin costo alguno para la institución.

Esta política de “costo cero” ha resultado fundamental para preservar los recursos institucionales y evitar que las cuotas de los miembros nos permitan el auxilio parcial a los organizadores locales de los últimos Encuentros, gastos que en buena medida implican que año a año el Instituto quede con finanzas muy escasas pero que pueda cumplir con su función esencial: realizar sus Encuentros Panamericanos Anuales.

Las erogaciones realizadas excepcionalmente en relación al encuentro de Lima y al de Panamá han obedecido, por tanto, a decisiones expresas de la Comisión Directiva y a circunstancias institucionales particulares que posibilitan el Encuentro, sin modificar el principio general anteriormente indicado.

En particular, durante la gestión de esta Comisión Directiva, se han producido los siguientes gastos excepcionales:

1) XXXIV Encuentro Panamericano de Derecho Procesal, Lima- Perú, noviembre de 2025. La Comisión Directiva aprobó pagar 50% de gastos de hospedaje a Ponentes que disertaron en dicho encuentro y que por cronograma les correspondió disertar en el Colegio de Abogados de Lima. Como bien saben todos los miembros, dicho Encuentro se realizó durante 3 días en dos Instituciones: Universidad de Lima (2 días) e Ilustre Colegio de Abogados de Lima (1 día). La Universidad, ofreció hospedaje a los ponentes que disertaron en su sede y el Ilustre Colegio de Abogados de Lima, sufragó la mitad de los gastos de hospedaje a los ponentes que disertaron en esa sede. Por tanto, la Comisión Directiva consideró que era equitativo que todos los ponentes en dicho Encuentro tuvieran el mismo privilegió y junto con el organizador local se decidió hacer este excepcional gasto.

2) XXXV Encuentro Panamericano de Derecho Procesal, Panamá, ha realizarse de modo inminente del 2 al 4 de septiembre 2026, por tratarse de un importante aniversario del Instituto y debido a la concurrencia masiva de miembros a este Encuentro, la Comisión Directiva aprobó agasajar a todos los presentes asumiendo en conjunto con el Organizador local Capítulo Panamá, parte de los gastos del cóctel de celebración y cierre de los 50 años del Instituto; que convocará a mas de doscientas personas. De otro lado, como atención especial de traslado a nuestro UNICO MIEMBRO FUNDADOR presente, el Doctor Adolfo Alvarado Velloso, quien a consideración de la Comisión Directiva —y estamos seguros que de todos los miembros del IPDP aprobaran esa decisión— se ha ganado el privilegio —tras 50 años de incansable dedicación a nuestra institución— de absorber del IPDP el costo de su pasaje aéreo. 

3) Se trata de un gasto extraordinario directamente relacionado para quien  y con la conmemoración de cinco décadas de existencia de la organización hizo posible que décadas después estemos presentes en Panamá y fue aprobado expresamente por la Comisión Directiva.

4. Valoración de la gestión financiera del período

La revisión general de la información correspondiente a los años 2024 y 2026 permite señalar que la administración de los recursos se ha desarrollado bajo un modelo financiero, como se dijo, esencialmente conservador.

La institución mantiene una estructura de gastos ordinarios reducida y no asume los costos derivados de los viajes o estadía de sus miembros en los encuentros y tiene especial celo de repetir ese criterio con los miembros de la Comisión Directiva.

Los recursos recaudados mediante las cuotas han permitido conservar los servicios básicos necesarios para la continuidad institucional y atender determinados gastos extraordinarios cuando estos han sido considerados justificados por la Comisión Directiva.

Debe destacarse especialmente que las decisiones extraordinarias adoptadas durante ambos ejercicios han respondido a circunstancias claramente identificables expuestas anteriormente.

En noviembre de 2025, durante el primer Encuentro que ocurrió durante a vigencia de esta Comisión Directiva, se implemento el uso de un formato de cobro de cuota institucional, mediante talonario de pago, que permitió entregar en el mismo momento de hacer el pago, el correspondiente recibo al Miembro que cumplió y a su vez, permite mantener respaldo fehaciente de quienes pagaron su cuota, quedando comprobante de pagos de titulares, adherentes, nombre, país y año correspondiente. 

Pero si queremos destacar lo siguiente: en el XXXV Encuentro en Lima, en el año 2025 y durante ese año, entre los que no concurrieron y los concurrentes sólo 72 miembros cumplieron su obligación de pago dato que explica la carencia de recuros endémica que sufre el IPD y el esfuerzo que deben asumir los miembros de la CD PORQUE TODO LO RECAUDADO EN ESTOS DOS AÑOS SUUMA APROPIADAMENTE SEIS MIL DÓLARES SUMA ÍNFIMA FRENTE A LOS COSTOS INSTITUCIONALES PROPIOS. 

Si tenemos presente que esta Comisión inició su mandato —como ya se señaló— sus finanzas negativas los pocos miles de dólares que supuso ese ingreso el pago de solo 72 miembros sumado al hecho que hasta hoy no hemos recibido un solo pago por año 2026 (alrededor de unos seis mil dólares) nos exime de profundizar sobre una rendición de cuentas (que más allá que quede reflejada luego del Encuentro=, en rigor, es una demostración que el único modo que el IPDP obtenga recursos que permitan rendirlas porque tendrían  alguna significación —que hoy no estenta— comienza con el pago de todos los integrantes de las Comisiones Directivas de los Capítulos, todos los miembros titulares o adherentes (concurran o no a Panamá) y en el caso de todos los asistentes a Panamá, sin ese aporte lo que puede concluirse es que seguiremos al filo de las finanzas negativas que han sido históricas.

5. Aspectos susceptibles de mejora

La principal debilidad financiera del Instituto no parece encontrarse actualmente en el nivel de sus gastos, que se mantiene relativamente contenido, sino en la irregularidad de la recaudación de las cuotas de membresía.

El sistema actual depende en gran medida de la responsabilidad de pago de los miembros y de su participación en los encuentros presenciales. Esta circunstancia dificulta prever con exactitud los ingresos de cada ejercicio y limita la capacidad de planificación financiera de mediano y largo plazo. 

8. Conclusión

La gestión financiera del Instituto durante los años 2024 y 2026 puede caracterizarse como austera, prudente y orientada fundamentalmente a garantizar la continuidad institucional y ha puesto su norte en la recaudación de sus miembros titulares o adherentes, las de los Presidentes de los capítulos y de las comisiones directivas de los Capítulos y de la Comisión Directiva Central. 

A pesar de que la recaudación de cuotas es irregular y se encuentra muy por debajo de la que correspondería al universo total de miembros, con los recursos disponibles han permitido cubrir los gastos básicos de funcionamiento, especialmente aquellos vinculados con las herramientas tecnológicas y de comunicación indispensables para el funcionamiento de una organización de carácter panamericano y en cada Encuentro, permitirse el deber de colaborar económicamente con el organizador local, que debe afrontar gastos extraordinarios, en especial luego que en estos dos últimos congresos se lograra la presencia masiva de miembros ya designados y nuevos miembros, dato que supone una logística especial. 

Al mismo tiempo, la ausencia de una estructura permanente de gastos significativos y el principio conforme al cual los miembros sufragan sus propios viajes y participación en los Encuentros han permitido preservar los recursos del Instituto para permitir el apoyo de este Encuentro, los cincuenta años de su fundación y futuros Encuentros, pero no podría materialmente con lo escasos recursos del pago de las cuotas de sus miembros afrontar por si solo la organización de un Encuentro. Por eso debe reconocer en especial a los dos últimos organizadores locales, en Lima, la Universidad de Lima y el Ilustre Colegio de Abogados su apoyo sin el cual hubiera sido imposible su realización y en Panamá en la persona de Dionicio Rodriguez que sin ningún aporte institucional con todos los miembros de su equipo han concretado esfuerzos propios personales y materiales que nos consta fueron realizado.

Las excepcionales erogaciones extraordinarias realizadas durante el período han respondido a decisiones expresas de la Comisión Directiva y a finalidades institucionales concretas, relacionadas, en especial en Panamá donde es la equidad la que debe presidir entre el ingreso por pago de la cuota de los participantes de un mismo Encuentro y los gastos, en este caso, por citar solo dos y concretos, la colaboración económica con el Cocktail de cierre por la conmemoración de los cincuenta años de vida institucional y la emisión y entrega de diplomas, credenciales de acreditación, publicidad, y todo los que Uds. Han apreciado y que supuso un inmenso esfuerzo del organizador local de consuno con la Comisión Directiva,

De cara a los próximos ejercicios, el principal desafío no consiste necesariamente en reducir los gastos, sino en fortalecer el sistema de recaudación, registro y seguimiento de las cuotas, así como consolidar la situación financiera que es el único camino para que el instituto pueda subsistir.

Una mayor regularidad en el pago de las membresías permitiría al Instituto no solo mantener con mayor seguridad sus actuales obligaciones, sino también desarrollar nuevas actividades académicas, fortalecer sus canales de comunicación, preservar su memoria institucional y planificar proyectos con una visión de mayor alcance, sin abandonar el criterio de prudencia financiera que ha caracterizado la gestión de estos últimos años.

Esta Comisión Directiva se siente honrada en poder brindar a todos los miembros y presidentes de Capítulos una situación realista de los escasos recursos que se cuentan y reconocer que sin el esfuerzo personal y económico de los organizadores locales de consuno con la CD los dos últimos encuentros no hubieran podido realizarse.

Entendiendo que se ha cumplido y con creces brindar la información y rendición de las cuentas que estatuariamente esta Comisión debe realizar cuando se concreta, el traspaso de autoridades se suscribe por esta Presidencia, por si y en representación de la Comisión Directiva el presente documento que debe tomarse como la memoria requerida estatutariamente.

Saludos cordiales bajo la firma del Presidente y en representación de la CD.